外贸企业如何参展,通过出口展会开发客户?

发表时间:2021-11-25 16:46网址:http://www.szchengbang.cn

有朋友问,在展会上如果不懂客套,怎么接待客户?

中国的疫情控制良好,原来一直沉寂的线下展会,开始陆续开展。

所以,今天我想来聊聊展会业务开发。


接下来,我想和大家聊聊,公司将如何准备好一场出口展。


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第一,做好参展预算,申请参展面积,拿到合适的参展位置


1,参展申请:

想参展,我们首先必须拿到参展资格。参展方通常要求是企业单位。

根据参展主办方的时间要求,我们提前做好展会申请。


参展主办方,通常是行业协会。公司需要评估自己公司实力,尽量参加行业内影响力较大的展览。

比如家具行业,国内影响力比较大的出口展览,是每年3月的广州展,以及9月的上海展。


2,做好预算,确定展会面积:


这次展会,公司准备投入多少资金,包括展会租金、展会装修、参展人员差旅成本投入等,初步估算出,公司需要申请多大的参展面积。


3,确定参展位置:


参展面积确定后,我们需要与主办方确定合适的位置。这点很重要。


参展位置不同,租金价位不同。一般人流比较旺的区域,价位比较高。


参展位置的获取,有时候,还取决于企业与主办方之间的关系程度。


比如我们今年3月的广州展,公司并不是很想参加,因为海外客户进不来,参展效果肯定会比以前大打折扣。


但主办方有要求,如果不去参加这次展会,明年的3月展,我们就得挪位置,或者拿不到位置。


我们相信疫情总会结束,未来有一天,展会肯定会恢复到以前的热闹与繁荣。


这才是我们不得不去参展的原因。


第二,确定展品:


展品是展馆现场的主要内容,也是吸引客户的关键点。

我们需要预先想好,公司的这次展会主要针对哪些市场的客户群体,来针对性地设计参展样品。

业务部需要提前做好市场调研,从客户网站上目前在卖产品与客户需求产品的设计趋势,提供产品流行趋势参考意见,方便设计部设计新品。


像我们公司,以前每年会有设计总监或者设计师,去意大利米兰或者德国科隆参观展会,了解国际市场产品流行趋势,与设计亮点,

再针对业务部从客户那里得到的需求反馈,设计出最新符合市场的设计展品。


第三,展会前业务开展:


1,邀请函发送:

展会开始前的半个月,需要向各种意向客户,包括老客户、新客户、潜在客户发出观展邀请。

告知客户展会时间、展会号。如果方便,还可以寄展会邀请卡给客户。

2,与客户提前开展样品项目:


配合老客户,提前开展新项目的样品开发,方便客户在展会期间过来确认,提高业务效率。


在公司展厅,布置与展馆样品同样的产品。展会开始前,邀请重要的客人来公司,提前开展业务。


3,客户问题,尽量在展会前解决:


比如有一次,因为客户需要更改产品订单细节,但我们一直没有得到客户的最后确认,只能暂时搁置。


客户公司的老板可能没了解状况,在展会上,见到我的第一句话就是:“CHERRY,我的订单为什么会延期?”


当时刚好有别的客人进展馆,他们听到这句话,用狐疑的眼光看了我一眼,马上转身走了。


所以,业务问题,如果能在展会前解决的,尽量在展会前解决。


实在无法提前解决的,如必须在展会期间解决,我们可以邀请客户来公司,或者邀请客人在展馆内,坐下来商量解决,切忌产生冲突。


第四,展会前准备:


如果业务员做不到专业,就比如一流的公司碰上五流的业务员,会是很糟糕的事情。


客户最先接洽到的是业务员。如果业务员留给客人的第一印象不好,客户就不可能给机会继续去了解公司,连继续洽谈的机会都不会给,何谈业务呢!


1,产品知识的准备:

每次展会的展品都是新品。业务员如果不提前了解这些产品的设计特点,以及产品工艺,在向客户介绍产品时,就无法做到专业,难以得到客户的信任,同时也会影响参展效果。


在我们公司,每次参展前,我会将这次展会新品的特色,工艺、材质,以及可能联想到的产品故事情节,提前整理好,分发给一起参展的其他业务员,让他们提前熟悉产品资料。


参展第一天,我们到展馆的第一件事,就是结合产品资料,赶紧熟悉产品,提前想好可能会面临的客户问题,提前想好该怎么回答。

2,参展后勤团队的配合:


开展期间,业务员主要的工作就是客户接待,不能把时间浪费在一些影响业务接待的事情上,比如后勤服务。


后勤服务,包括展馆整洁,样品无瑕疵,营造展馆氛围、场馆安保的布置,洽谈区的茶水咖啡瓜果等的及时供应等。


后勤工作的完成,需要公司其他人员的配合才能做好。


所以,在每次展会开始前,我做为出口展的现场负责人,会提前召集所有负责后勤的同事们开会,分工到人,让他们提前做好准备,现场做好配合。


3,业务人员的仪容仪表准备。


业务接待人员,是公司展现给客户的第一印象,我们的一言一行,一举一动,都代表着公司形象。


所以得体的穿着与职业化的形象,业务员务必尽量做到。


服装,公司可以统一订制,发型与妆容,整体看起来要让人舒服,而不散乱。鞋子最好是不漏脚趾的款式。

4,业务资料、业务工具准备:


笔记本、笔、小订书机、名片、手机、产品资料(图册、报价单资料)、计算器。


以上这几样东西,是我们在接待期间必须随身携带的。


笔记本与笔,记录与客户之间的业务沟通细节。


小订书机,可以放在口袋里,或者挂在脖子上,随时可以将客户名片钉在笔记本上,以免遗漏。


名片,放在口袋,随时可以递给客人,与客人交换名片。


手机,我们可以随时与客户扫码,交换社交信息,更好地方便未来开展业务。同时,为了避免客户沟通中某些细节的遗漏,我们可以用手机拍照做好备注。


产品图册资料与报价资料,我们会将他们与笔记本叠在一起,捧在手上,方便随时将资料拿出来,与客户洽谈业务细节。


计算器,也是需要带在手上的一样工具。客户可能会谈到某件产品的成本,或者几件组合的成本报价,或者在给客户算包装体积来确定海运成本时,我们都需要用到计算器。


第五,展会接待:


展会接待,总的一句话:“热情与微笑,是欢迎语,傲慢与无礼,是逐客令,而专业就是你的有力武器。”


所以上面那位朋友问到的如何与客户保持客套,你得首先保持你的微笑与热情,再拿出你的专业技能,用心接待,你就可以对付好这场展会。


1,入门接待:

客户来到展馆,我们的第一句话:“WELCOME TO XXX COMPANY”,或者”HELLO WELCOME”.


看到客户胸口的visitor牌子,我们大概可以了解这个客户来自哪个市场。


在客户进门的那一刻起,我们嘴巴上在说欢迎语,但眼睛得盯着客户的视线以及他们的微观表情。

2,关注需求:

他们的视线看向哪里,他们的脚步往哪里移动,这些都是与他们的需求有关,我们应该随时做出变化应对。

比如,客户眼睛看向我们的一套卧房家具,我们可以主动询问,“MAY I ASK YOU ARE LOOKING FOR THE BEDROOM SET ?”


客户如果回答是,那么我们可以继续这个话题,将客户引到相应的产品区域,介绍产品特色与价值。

如果客户回答不是,我们继续询问客户采购需求。

在介绍产品期间,不要光自己讲,我们还得适当停顿,听听客人的看法。


上帝创造我们只有一张嘴巴,两只耳朵,就是想让我们多听少说


面对客户,我们更得如此,只有多听,我们才能更好地知道客户想要什么,然后才知道怎么样去满足他的需求,更好地达成合作。

3,如何报价:

今天群里有位朋友分享的一句话,我觉得很好,可以给我们作为参考:“无信任不报价!”


在客户对产品价值不够了解前,报价就意味着风险,因为无论你报什么价格,客户都可能会觉得贵。

如果客户对某一件产品感兴趣,我们的报价顺序,应该先介绍产品特色与价值,然后再聊价格。

有的客户来到展会,第一句话就是问报价单。这类观展者,大多是国外同行来套取资料。我通常会委婉地拒绝。

还有的客户,看到展品,根本不给我们介绍产品的机会,直接问某个产品多少钱,看他的样子,好像很赶时间,像这类客户报价,我通常会给他报两个价位。

第一个价位是稍微低端的产品,第二价位,接近公司定位的产品,但报价会稍微低于同行一点点。

让客户感觉,我们既能满足他们的低成本需求,同时公司也具备高品质产品的生产能力。


4,进一步的业务洽谈:

在客户有兴趣时,他们会问价格,交期,装柜量,如果顺利,有的客人会当场下单。


而我们要做的,是认真记下与客户的订单资料,现场与他们进一步确认付款方式与付款时间,方便展会后跟进,以免客户遗忘。


当客户愿意坐下来时,表示客户已经很感兴趣,或者说他想休息下。


我们可以趁这个时间段,给客人递一杯咖啡,一起坐下来聊聊产品。

聊聊客户的采购计划,并了解客户的公司实力,以及客户的采购状况,以及目前的采购区域,

可以让我们在心理做个对比,想好接下来的价格谈判时,我们自己有哪些优势。

5,正确对待客户异议:

如果客户对我们的产品有异议,或者说已经有了自己的供应商时,世界销售冠军乔.吉拉德,他会采用以下方法来应对;


他会将客户的反对意见,解释为正面的信息,他认为,异议就是客户为了收集更多的购买理由。

换句话说,如果我们能处理他们的异议,我们就能完成交易。

比如下面是一些隐藏着客户请求得到更多信息的反对意见的举例:
异议1:“我不认为它呈现出每块钱最高的价值。”
隐藏的请求:“我要求你证明你的产品,值得我花费这么高的价值。”
异议:2”这个产品的尺码对我是最不合适的。”
隐藏的请求:“请对我证明这是最适合我的尺码。”
异议3:“我从没有听过贵公司”。
隐藏的请求:“我想向你购买,但我必须知道贵公司是个值得信赖的公司。”
异议4:“我将四处逛逛,看是否在别处也可以买到。”
隐藏的请求:“你不一定要卖给我啊!要不你就以这个价钱卖给我,要不然,我走了。”
异议5:“我们已经有这类产品稳定的供应商,合作不错!”
隐藏的请求:“客户倾向于照顾原有的销售员及厂家。”
我们可以这样回答:

“我非常高兴您有一家好的供应商,但您确信,每个供应商不可能百分百做到您满意。

所以,如果您同意,我希望和您保持联系,以后当我们公司有比较好的产品设计时,可以提前推荐给您看看,或者您觉得哪天您的供应商供货不能让您满意时,您也可以找我们试试,这样做您不会反对吧?”


当我们实在无法问到客户的购买需求时,我们可以采用请教的方法:“客户先生,能否请您帮个忙?”

这里停顿下,客户一般会同意,会问帮什么忙。


我们继续问:“您也知道我们的产品设计不错,质量也让您满意,您能告诉我,您不决定购买的原因吗?”

知道了原因,我们才知道进一步怎么解决客户的异议。


6,客户接待顺序:

展会上客户挺多,而业务员又接待不过来的情况时,我们该怎么应对?


在开展前,我会交代其他业务员公司的哪几位重点客户到场时,务必第一时间通知到我。


这些重点客户是公司的主要业务来源,绝对不能轻慢。我会结合现场情况,第一时间与这些客户见面,与他们做进一步的商谈和业务合作。


展会上人确实比较多,但进来的客人,一定要去接待,否则客人马上就溜到下一家了,就失去了机会。


可以跟先前的客人说,稍等一分钟,然后前往接待新客人,交换名片,简单介绍,安排就坐,休息,喝咖啡,看目录之类,再回来继续跟前面的客人洽谈。


只要不把客人晾太久,两边的客人还是能照顾到的。
   

第六,展会后的跟进:


海外客户来中国一趟不容易,时间安排得都很紧。所以,他们会把更多时间留给他们合作不错的老供应商,这样可以节省他们的选购信任成本。


而对新供应商,他们通常都只在展会期间建立初步印象,具体的合作事宜,后续还得按流程来跟进。


所以,我们需要整理好客户的沟通记录,后续采用邮件、电话等方式逐一跟进。


很多客人回去后,手上拿到的新供应商资料很多。

除非我们是客户已经有明确订单意向的供应商,能让他们印象深刻,但对大部分参展商,他们早就忘得九霄云外。
所以,我们的跟进,需要尽力让他们记起这些细节,帮助他们更好的回忆,从而再次让他们对我们公司及产品感兴趣。

跟进模板如下:

非常感谢您在9月11日,光临我司上海展会号XXX。
我们了解到,您对我们的一张白色镶金边的餐台很感兴趣,以及要求我给您配好了相应的椅子。
附件为这款餐台及配套椅子的图片。

这款产品在这次展览期间的销量,的确不错。我相信您的市场,也值得试一试这款产品。如果可以,请您确定您的数量,我们可以早点安排生产计划。
您的早日回复,我们将非常感激!

Thank you very much for visiting our Shanghai exhibition number XXX on September 11th.

We have learned that you are interested in one of our white gold-edged dining tables and asked me to match the corresponding chair.

Attached is the picture of this dining table and the matching chairs.

This product was sold well during this exhibition.

I believe your market is worth trying this product.

If you can, please determine your quantity so that we can schedule production plans earlier.

Your early reply will be highly appreciated!

这样的邮件发过去,并不是100%能马上拿到订单,需要我们后续做持续不断的跟进,才有希望。


结   语


现在,海外客户进国门依然有困难。


对于外贸新人来讲,现在的线下展,刚好是大家练手的好机会。


更重要的是,在展会上,我们依然可以遇到潜在客户。


疫情期间,海外客户中国采购办事处、跨国贸易商,在出口业务上起了很大的桥梁作用,建议大家作为重点去开发。


珍惜每一次机会,珍惜我们的每一次成长。


祝福



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