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国外疫情肆虐,外贸订单被取消或延迟?应对策略来了!

发表时间:2020-07-06 17:18网址:http://www.szchengbang.cn

病毒肆意蔓延,导致了我们大夏天的还在过寒假。

好不容易盼来了复工复厂,迎接我们外贸的却是国外买家大量的取消订单,订单延迟,海关拒收等等各种令人头疼的问题。


你会发现,一个月前,客户急你,催你出货。


一个月后,你急了,催客户出货。


相信各位外贸人也在焦灼于如何应对。

那么,外贸客户取消外贸订单怎么办?这种复杂多变的情况,更加考验外贸业务员或外贸跟单员的「跟单能力」。也更加能体现出一位优秀外贸业务员和外贸跟单员的「跟单价值」。


毕竟,一个订单能够谈下来固然是能力,而订单能不能完整地跟下来不出错,让客户满意,并且持续返单,对公司而言,也是一个可贵的能力和「贡献」。


今天,我们邀请到橙帮签约讲师、橙帮外贸课程《大客户跟单特训营》主讲老师宋春艳Amy老师结合自己这段时间以来的工作体会,给大家系统梳理一下这个问题的应对策略,并提供相应外贸邮件模板供大家参考。如果你觉得有帮助,欢迎转发、点赞、扩散,帮助更多外贸人渡过难关,谢谢!


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1
已经成交的外贸订单


如果公司有订单是买家在此之前已经定的,买家期间也没有提出异议,那么这个时候我们需要做的是尽快生产,并且提前做好出货计划。这段时间尽量多跟买家保持联系,如更新订单进展给买家。


(跟平时不一样,平时的跟进主要是让买家知道订单进程,而此时的跟进除了进展更新还有试探买家的情况,一般在这个时候有特殊情况买家都会跟业务/跟单有所沟通)


邮件参考:


Dear xxx:


The order : xxx now is under (Packing, producing, prearing materials ...) During the special time, I will keep you updated these days about progress, in case you need for market plans.


1)如果买家提出异议,比如取消外贸订单,或者延迟订单。那么业务/跟单需要第一时间跟买家认真确认,最好是以书面的形式出通知。


外贸邮件模板:


Dear xxx:


As you mentioned, your company is postponed / cancelled , could you please send me a formal file about this from your company please? Please kindly let me know if anything changed.


此时,买家单方面取消外贸订单,需要协商取消订单造成的损失方面事项。但是需要注意不同情况需要特殊考虑。
第一种,如果是因为作为我方一二月份交不了货,导致买家取消订单。若买家要求赔偿,我方从某种层面上是理亏,但是这个又是属于非自然情况下灾害,即使买家提出赔偿,一般工厂也不会同意,但是双方合作的前提下,可考虑予以买家一定支持。


外贸邮件模板:


We are sorry for this. Just this virus is out of all of our expectation, although we hoped we could help with, our company now is in hard time, we can not agree with your request of compensation. Because it is not our mistakes, it just happened. To show our sincerity, and we value customers like you very much, our company has agreed to reduce $xxx for your next order, / our company has agreed to offer xxxpcs backup for your next order.   

(仅作参考,请根据具体情况自行发挥更佳)


当然,也不排除有些产品是可以通过换标签,换部分材料来支持客户的。


另外一种买家取消外贸订单是基于当前买家市场考量,如门店/商场关闭导致货物滞销。这个与前面的情况有类似之处,也是属于买家单方面取消。那这类外贸客户取消外贸订单怎么办呢?外贸跟单怎么做呢?


如果买家取消且涉及到损失金额较大的时候:


Because our factory / company has prepared all the materials in the stock. The cancellation would cause losts. Under current economy, we can not stand with it. We totally understand your hard situation too, so for those materials we could use for other orders is fine, but there will be $ XXXX for XXX materials that you specified, because we can not use for other orders, to show our support, our company bears xx% ,the rest (1-xx%) in $ xx would be on your side.

(仅作参考,请根据具体情况自行发挥更佳)


欧美客户大部分契约精神不错,也有的买家会在取消订单的基础上主动提出违约金。这样的客户可以看得出来是诚信度比较高的。在未来的合作中,也是可以作为我们的重点培养客户。


2)遇到客户说订单延时的。这时候,只要还没取消,也算是非常幸运的了。


需要注意的是,让客户第一时间通知订单执行的时间, 参考句子如下:


As per order postponed, please kindly let me know when we could start the order in time.


3)针对买家下了订单,而且是走正常出货流程的订单,也是我们需要非常关注的。


首先,买家的政府政策上,港口是否正常运作,这个信息可以咨询货代,并跟客户确认,客户也可以打电话到当地海关咨询。如果客户当地海关电话不通,需要警惕,不排除有时候电话不通畅,所以也不用惊慌,但是一定要跟货代再三确认。


联系买家打电话到他当地海关的参考外贸邮件模板


Dear xxx,


we now are planning to deliver goods, as we hear some countries have closed /restricted importing, could you please make a call to your custom please? We are checking with forwarders in China too.


其次,需要查看什么渠道可以到达该国家。有的国家海运不畅通,未必空运不行。


这时候还需要综合考量的是,货物大小,是否要的急。如果空运走不了的这时候(建议大家不仅问一家货代,或只问DHL/UPS/Fedex/TNT 单独一家),欧洲客户可以咨询火车运输(平时时间预计14-25天,疫情期间不排除更长一点),或小批量的话,咨询海派到门(平时预计30-35天,疫情期间请酌情留空间)。


另外一种措施,虽然可行性不高,但是可以咨询是否有临近国家/城市可以成功进口,此时在跟客户沟通前,建议先咨询货代周边国家或可以成功进口的城市。比起发不出去干着急,可以跟买家商量是否可行,此时需要注意交期。


参考外贸邮件模板


Dear xxx,


Considering flight to your country has been cancelled,we now have three solutions:


1) We send part of goods by sea to you for urgent needs ,around xxxdays.


2) We send part of goods by train to you for your urgent needs, around xxx days.


The rest we hold and wait ,and send out as long as flight is allowed.


3) According to our forwarder ,XXX city /country is allowed by air, is it convenient for you to deliver goods from these places please?


If one of above solution is fine, please let me know how many pieces we deliver for the first part?


自然运输改变,运费会改变。如果买家确认并给与数量的话,再咨询费用,然后跟客户商量即可。如果买家不同意,那唯一能做的就是等,等空运可以出货时第一时间告知客户。


此时如果海运走不了,可以咨询买家预计什么时候要货,毕竟海运是一个月左右才到,反正现在走不了,是否可以接受等运输缓和一点的时候暂时先空运小部分应急。


参考外贸邮件模板


Dear XX,


We got information that we can not send goods to you by sea, should we wait ,or shall we send part of goods by air ? If we should send part of goods by air, please let me know how many pieces, I will check freight accordingly.


(这里建议两封邮件,或以在线沟通的形式先确定买家是否需要部分货物空运更好,避免有了推销空运之嫌)



2
正在谈的订单


1)首先你会发现,很多订单的洽谈没有以前那么顺畅了。买家的购买计划时有延迟(医疗防疫物资除外),这个时候是正常的。因为很多客户都是在家办公的状态。


我们甚至遇到有的客户,一切谈妥了,一直没付款,最终发现因为银行关门了,客户几天下来都没办法安排货款。当然这些一般是网络应用相对没那么发达的国家居多,也有一些是在当地市中心管辖比较严的地区,出不了门。


这种情况下,我们建议客户尝试打电话看看银行能不能联系上,或者看看信用卡在线付款是否可以。


2)即使客户能正常付款,我们也是有几个方面需要做好防范的。


一个是合同洽谈的过程中需要注意交期,毕竟特殊时期,国内的交期也是一个问题。


第二个,合同里的运费,由于近期波动比较大,建议报价留有一定空间,或与买家协商实报实销。


再一个,这段时间,尽量不做CIF,DDP,DDU 等条款,避免到时候不能正常出货。若做FOB,敏感货物需要注意报关等细节。


最后一个方面,合同上一定要表明,此合同一经确认,不支持取消,若买家单方面取消订单,将支付xx%的合同违约金,且卖家不予以退款。


参考外贸邮件模板


Once this contract is confirmed, cancellation is not allowed. If the buyer unilaterally cancels the order, xx% of the contract penalty will be paid to seller, and the seller will not grant any refund.


沉舟侧畔千帆过,病树前头万木春。

持续不退的疫情,不仅在业务、管理、生产等方面考验着水深火热的外贸公司,在外贸跟单方面,同样检验着各个公司的应对能力和水平。外贸跟单怎么做,可以看出不同外贸公司的水平。

无论国内国外,相信疫情终将过去,熬过去了我们都将迎来繁花盛开的季节。


版权声明:本文系橙帮外贸培训原创文章,作者:橙帮签约讲师宋春艳Amy,深莞外贸赛马会总冠军,剑桥国际商务英语高级,2016年广东省跨境电商名师大赛优秀讲师,其与橙帮金牌讲师张玲Linda老师联合主讲的2天1夜外贸课程《大客户跟单特训营》,备受外贸学员欢迎。

转载本文请注明出处并附上本文链接:http://www.szchengbang.cn/wz2007061718.html


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