疫情停工,外贸业务员如何与国外客户沟通?内含话术,还可促进成交

发表时间:2022-04-10 12:13网址:http://www.szchengbang.cn

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从2月份以来,相信很多外贸小伙伴跟我一样,一睁眼第一眼看到都是疫情今日新增。


看着上面的数字,着实不得不让人内心这么怔住。无奈下,在2022年3月13日晚上,整个朋友圈都充斥着深圳地铁公交停运的信息。受疫情影响,我也自2月份出来后,一直没回过深圳。期间一个人在外面,四处漂流。曾经诗情画意的四海为家,真到了这个时候想来还是多了几分不自在,多了几分牵挂。


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可是,面临当前的停工,公共交通停运。除了我们自己公司内部的鸡毛要打理之外,我也收到了各种相关信息的咨询。开完公司线上会议后,我也整理各家公司和外贸业务人员在咨询的比较典型的问题给大家:


假如因为疫情等原因突然停工,客户紧急要的货怎么办?


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1)遇到突如其来的停工通知。我们需要快速联系物流,确保货物第一时间装船,上机。跟紧好上周发出的货物。海运/空运批量的货物,尽快拿到ETD 和ETA。小件快递,快速联系货代拿到追踪号。


2)大多数公司除高风险区域,截至今天上午还可以到公司取电脑等办公用品。所以把可以发出的部分抢时间先发。切记要确保货代可以配合发最后的尾货。此时记得:

  • 把可以发出的,紧急的样品,小货件,随身带上。做好出入库统计,单据

  • 未来一星期可能用到的资料如报价单,目录册,合同范本,箱单,发票,进行中订单文档等备份,下载,携带,转存网盘。

  • 常用记事本,客户档案,客户标签,彩盒样板随身携带

3)针对货物已经好了,没有发出的,但是暂且可以发出部分。如果本地货代停工。快速联系物流/ 货运司机,把货物发往无疫情区域出货。如:广州。


货物消毒工作,司机核验24小时内绿码等工作一定要做到位。(温馨提示:可额外备一瓶消毒液,待货物到达,特殊要求司机帮忙转接前消毒)这时候也记得跟客户说。


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Dear Syvia


The goods were ready to be shipped. Well, we suddenly learned that all non-essential businesses in Shenzhen and Dongguan are closed. Because of the panic of viruses.

At present, I am trying to transfer your goods via Guangzhou, I am still trying to


I hope we can make it. I will update with you in time when I have new information. (要避免,万一转过去后又无法按时发出,话不说死,给自己留条后路)


Meanwhile, we are working at home from March 14 to 20. If anything is needed, I will do my best.


Kind regards


Amy


4) 货物还没做好,工厂已经停工。这时候需要预估看答应客户的交货期是否有可以缓和的余地。如果本来客户要货比较急,一定要第一时间通知客户,让客户提前做准备。


参考通知话术模板如下:


Dear Syvia,


I hope you are well.


Unfortunately here in Shenzhen and Dongguanthe factories and non-city compensation companies are closed today because of the Covid virus. So we can not produce your order in time. According to the official announcement from the government, we will reopen at 9pm.


As long as we can return to the office, we will process your order immediately.

We will be working at home from March 14 to 20. If there is anything I can do to help you, please let me know, I will do my best.


I hope for your understanding and apologise for the inconvenience you have had.Yours sincerely

Amy


5)通过疫情可以促进订单吗?

答案是可以的。


如果这一周内,遇到有客户订单在谈。

也是我们促进订单的机会。

那么有哪些理由呢?


  • 封闭办公一周后,订单集中生产,您尽早下单,我第一时间给你安排。


参考话术:

After the homeworking, many orders will be waiting for production. Since who confirmed the order first, we arrange early. So, the earlier you confirm, the earlier I can arrange for your order.


  • 封闭后,空海运费有可能出现突发式增长,预计会在解封后第1-3个星期。运费峰值很有可能发生在解封后第2周。所以运费也是一个促成订单的理由。


参考话术:

At the moment we are still home working, and also forwarders. After that, when people go back to work, they may produce in the first week, there will be a lot of goods waiting to be shipped later, there are possibilities that freight costs will increase, so if you confirm early, I hope we can ship in the first week. We are not sure what time we can be free from the influence of the virus, the earlier we arrange, the more freight we could save.


since 2020 and 2021 freight increased during the second season.


温馨提示:居家办公期间,小伙伴们谈订单,尽量谈EXW, 核算运费时,尽可能多预留空间,避免解封后运费上涨出现亏损。


也有一些小伙伴问,

居家办公怎么办?


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1)居家办公的自我管理

  • 个人层面,需要设置好合理的作息时间,定好闹钟,严格执行上班时间和休息时间。

  • 尽量固定一个场所办公,如书房优选。尽量远离床,沙发等易躺易卧物品。卧室/写字台等。客厅不太建议,小孩,家人容易打断。

  • 办公时间提前跟家人设置勿扰模式。

  • 计划办公前,处理好一切个人私事,喝水,上卫生间。

  • 家用办公桌尽量精简,去除一切易分心物品。


2)居家办公的公司管理

  • 固定群打卡时间。如:每小时整点电脑屏幕截图。

  • 每天线上会议,待办事项罗列。

  • 设置居家特殊处理通道。如,电子文档,远程签字等

  • 人事不定时点名等(刚开始几天,不适应,易分心时)


疫情终将过去,最后沉淀下来的一定是我们坚强不屈的精神。


祝愿疫情早日过去。



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版权声明:本文系橙帮外贸培训&橙帮外贸商学院原创文章,首发:外贸欢乐汇,作者:宋春艳Amy,橙帮外贸业务培训课程《赢得客户·外贸千万订单王》主讲人,中科院心理咨询师,厦门集美大学《国际物流》《商务英语》 授课教师,始终坚守外贸一线的实战分享讲师,5000人场大型外贸赛马会总决赛冠军,2015东莞来往商盟外贸业务最佳讲师,2016年广东省跨境电商名师大赛优秀讲师,德国,美国市场客户亲睐的合作伙伴,国内外行业展会经验丰富,走访美国、德国、波兰、法国等多国,擅长多渠道客户开发、询盘分析回复、订单洽谈、客户关系维护

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